quadro de gestão à vista

Quadro de Gestão à Vista: como montar e 3 ferramentas para aplicar

Ter autoridade, captar clientes e ser referência são alguns dos objetivos mais procurados por empresas que querem se destacar no mercado.

Mas será que só basta focar nisso para ter crescimento e alcançar bons resultados?

Muitos não se atentam, mas se a comunicação interna de uma organização não está indo bem, isso refletirá em todos os outros pontos de contatos com os clientes.

Diante disso, trouxemos uma ferramenta essencial para quem quer começar a organizar uma gestão interna com qualidade: o quadro de gestão à vista.

Então, se você tem dificuldades em gerir as demandas da sua empresa e não sabe como essas atividades andam, continue lendo e aprenda como o quadro de gestão à vista pode te ajudar.

O que é um Quadro de Gestão à Vista?

Podemos definir o quadro de gestão à vista como uma excelente ferramenta de gerenciamento visual que reúne dados fundamentais para uma comunicação interna sem ruídos.

Esse quadro é essencial para facilitar a tomada de decisões assertivas, minimizar prejuízos e engajar colaboradores.

O conceito pode até ser antigo, mas o fato é que muita gente já esqueceu a eficácia de um quadro de gestão à vista bem organizado.

Mas o que deve ser colocado nesse quadro para que você possa gerenciar seu time bem? 🤔

O que colocar em um quadro de gestão à vista

Não faz sentido algum ter apenas um quadro para todos os funcionários de uma empresa.

Isso porque sabemos que cada área possui suas metas e dados específicos, que devem estar apenas diante o olhar de quem vai entender essas informações.

Dessa forma, na hora de escolher o que colocar em um quadro de gestão à vista, além do mural geral com informações e avisos para todas as equipes da empresa, também é importante levar em consideração as especificidades de cada área.

Ou seja, é importante que cada equipe possua seu próprio quadro de gestão para facilitar as demandas específicas. 

Por exemplo, na área de Marketing é importante colocar dados como:

  • nível de satisfação dos clientes;
  • definição de estratégias;
  • qualidade das vendas.

Já para a equipe do financeiro é fundamental colocar:

  • custos;
  • retornos;
  • liquidez;
  • e todos outros pontos fundamentais para a equipe.

Dessa forma, o importante é deixar de lado os modelos prontos.

Cada setor deve ter um quadro de gestão à vista que apresente as soluções necessárias para facilitar o fluxo de informações.

Afinal, o principal do objetivo dessa ferramenta é facilitar os processos internos de uma empresa.

E é exatamente sobre isso que vou falar nesse próximo tópico. Vamos lá?

Pra que serve um quadro de gestão à vista afinal?

As vantagens de ter um quadro de gestão à vista nas mais variadas equipes de uma organização são imensas.

Dentre elas, podemos citar:

  • Motivação de toda a equipe para alcançar o mesmo objetivo;
  • Atualização constante sobre o que está se passando dentro da empresa;
  • Acompanhamento de métricas e ações;
  • Eliminação de riscos relacionados à falta de comunicação;
  • Correção de falhas com mais eficácia e rapidez;
  • Feedbacks instantâneos;
  • Fácil visualização;
  • Tomada de decisões mais assertivas.

Agora que você já entendeu o porquê não dá pra dispensar o uso do quadro de gestão à vista, né?

Então, já podemos partir para o próximo passo: vamos te ensinar a montar um quadro de gestão à vista para chamar de seu.

Aliás, para sua equipe chamar de seu 😅.

6 passos para montar um quadro de gestão à vista funcional

Mais do que apenas montar um quadro de gestão à vista, é necessário saber como ele pode melhorar o desempenho da sua equipe.

Por isso, para que ele funcione de forma efetiva é importante tomar alguns cuidados que muitas vezes passam despercebidos e acabam gerando resultados negativos:

1. Coloque apenas o que faz sentido

De nada adianta encher o quadro com informações desnecessárias e confusas. Isso só atrapalha a equipe.

Por isso, defina claramente quais informações serão colocadas nele.

Uma boa prática é listar os vários dados da área e perguntar:

  • O que esse dado responde?
  • Que ações posso fazer com esse dado?
  • Em que ele pode me ajudar?

Assim você terá apenas o necessário em seu quadro de gestão à vista.

2. Defina objetivos e metas

É preciso deixar bem claro esses dois pontos para que todos os colaboradores trabalhem com o mesmo foco em busca dos mesmos objetivos.

Uma ótima metodologia que pode te ajudar é a de OKR, que te ajudará a estruturar seus objetivos e quais resultados precisam ser alcançados.

Falando em resultados…

3. Defina quais KPIs serão usadas:

Nem todo indicador é importante para a sua equipe.

Por isso, coloque apenas os que possuem relação com as atividades exercida.

4. Atribua graus de prioridades:

Uma equipe oferece mais resultados quando sabe quais são as urgências de cada tarefa.

A Matriz de Eisenhower é a ferramenta perfeita para você definir essas prioridades.

Nela você define o que é urgente e importante e consegue facilmente classificar essas atividades.

5. Escolha uma interface

Podem ser utilizados softwares, aplicativos ou até mesmo um estilo feito à mão.

O importante é que o resultado atenda às necessidades e esteja fixo em um lugar com boa visualização.

6. Defina uma equipe responsável pela atualização

Para que o quadro funcione da melhor forma, ele precisa ser constantemente atualizado.

Nesse momento, ter pessoas para fazer essa ação é fundamental para garantir as informações certas.

Agora que você já sabe como montar seu quadro, vamos além.

Separamos aqui 3 ferramentas que podem te ajudar nesse processo. Vamos lá?

3 ferramentas práticas para o quadro de gestão

Kanban

O Kanban é uma técnica japonesa que utiliza cartões coloridos para indicar o andamento dos fluxos de produção. 

Esses fluxos são identificados geralmente como

  1. “A fazer”
  2. “Em andamento”
  3. “Feito”

E auxiliam bastante na organização da produção de atividades, pois deixa claro em quais etapas estão as demandas.

O Kanban pode ser feito com post-its em quadros, murais ou até mesmo em cartolinas.

Ou para quem preferir, também já pode ser feito de forma online, com ferramentas como o Trello.

kanban
Imagem por Gradus

Dashboards

Já esses são painéis que envolvem várias informações sobre indicadores de performance.

Esses indicadores comparam desempenhos e objetivos alcançados para engajar todas as equipes a se superarem cada vez mais.

O objetivo aqui não é uma competição ruim, e sim o incentivo geral.

Os dashboards também devem ser constantemente atualizados para manter a coerência dos indicadores.

Para criar eles, eu sugiro usar softwares como o Google Data Studio, que te permite criar um bem personalizado e com diversas conexões para manter o dado sempre atualizado.

dashboard
Imagem por OPservices

Balanced Scorecard

Também conhecido como Indicadores Balanceados de Desempenho, é um método de gestão estratégica que apresenta métricas simples de desempenho para diversas áreas de uma empresa.

Com ele é possível ter uma visão integrada por meio de objetivos estratégicos baseados em 4 áreas: aprendizagem e crescimento, processos internos, clientes e financeira.

balanced scorecard
Imagem por JobConvo

Conclusão

Vimos aqui que o quadro de gestão à vista é essencial para empresas que buscam melhorar o desempenho das suas equipes.

Quanto mais fluída for a comunicação interna, maiores serão as reais possibilidades de sucesso, engajamento de equipes e atingimento de metas. 

Por isso, espero que este post tenha te ajudado a entender um pouco mais sobre a gestão de quadros à vista e como ela pode ser aplicada na sua empresa com mais facilidade.

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SOBRE O AUTOR:

mega
Lucas Trindade
CEO

É responsável em nos guiar para alcançar colinas cada vez maiores! Ama um desafio, e claro, é apaixonado por Inbound Marketing.

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ELIAS COELHO

GUIA CRIATIVO

“LEMBRA DAQUELE CARA QUE DESISTIU? NEM VOCÊ NEM NINGUÉM”

Vamos começar com uma curiosidade, Elias não tem nada de coelho no nome registrado dele. Pois é, na verdade é um nome artístico, escolhido pelo próprio para… Vamos começar com uma curiosidade, Elias não tem nada de coelho no nome registrado dele. Pois é, na verdade é um nome artístico, escolhido pelo próprio para… Vamos começar com uma curiosidade, Elias não tem nada de coelho no nome registrado dele.